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07. November 2017
AUTOR: Businesscloud.de

Revisionssichere E-Mail-Archivierung

269 Milliarden E-Mails – täglich!

Bald ist es wieder soweit: Tausende von Kindern schicken ihre Wunschzettel an Christkind, Nikolaus und Weihnachtsmann beziehungsweise an eine der sieben Weihnachtspostfilialen, also zum Beispiel nach 21709 Himmelpforten, 51777 Engelskirchen oder 66351 St. Nikolaus. Doch all diese vielen Briefe ändern nichts an der Tatsache, dass „die Zahl der verschickten Briefe seit Jahren ab[nimmt]. 2006 wurden im Schnitt noch 70 Millionen Briefe pro Werktag zugestellt, vergangenes Jahr waren es nur noch 59 Millionen Briefe täglich.“ Kein Wunder, dass die Post darüber nachdenkt, Briefe nicht mehr an allen Werktagen zuzustellen, wie Sie auf „mdr.de“ genauer nachlesen können. E-Mails dagegen werden immer mehr: „Für das Jahr 2017 geht das Technologie-Marktforschungsunternehmen The Radicati Group davon aus, dass jeden Tag rund 269 Milliarden E-Mails versendet und empfangen werden.“ Tendenz steigend, wie „Statista“ zeigt. Insofern fragt sich, ob sich nicht Christkind & Co. bald einen E-Mail-Account zulegen müssen 😉

E-Mail-Archivierung ist nicht einfach Backup

Und Sie? Wie viele Briefe schreiben Sie pro Jahr? Und wie viele E-Mails pro Tag? Nach wie vor nimmt die E-Mail-Flut im Büro nicht ab. So sind Tipps zum richtigen Umgang mit E-Mails von Anfang 2013 so aktuell wie heute. Hier hat sich also seit Jahren nichts geändert. Die Rechtslage ist allerdings nicht gleichgeblieben: Für Business-Mails gelten nämlich seit Anfang dieses Jahres die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz: GoBD. Wichtig: Ein normales Backup reicht hier nicht. Denn ein „Backup dient zur temporären Verfügbarkeit von Daten sowie zur Wiederherstellung verlorener Daten […] Für Backup-Bänder gibt es keine festen Aufbewahrungspflichten.“ Im Gegensatz dazu handelt es sich bei der (E-Mail-)Archivierung um eine „langfristige Speicherung von Daten auf einem separaten Datenträger. Ihr Zweck ist nicht primär die Wiederherstellung der Daten im Bedarfsfall, sondern die Dokumentation.“ Mehr dazu lesen Sie im Bericht auf „datenschutzbeauftragter-info.de“: „Vorgaben für die E-Mail-Archivierung“.

Revisionssichere E-Mail-Archivierung aus deutscher Cloud

Damit Unternehmen aus dem deutschen Mittelstand in punkto E-Mail-Archivierung auf der sicheren Seite sind, hat CANCOM Pironet jetzt eine revisionssichere E-Mail-Archivierungslösung „Made in Germany“ auf den Markt gebracht, die zudem sehr kostengünstig ist. Denn die Software kann aus der Cloud bezogen werden – aus der deutschen Cloud, versteht sich: „Alle Daten werden nach ISO 27001-Zertifizierung im deutschen RZ von CANCOM Pironet gespeichert. Wie bei all seinen Lösungen bietet der Multi-Cloud-Anbieter auch hier Service und Support aus Deutschland“, wie Sie im „IT-ZOOM“-Bericht „E-Mail-Archiv in der Cloud“ nachlesen können.

Freundlich zum Anwender …

Wer jetzt denkt, dass er ab sofort deutlich mehr Aufwand mit seinen E-Mails hat, weil er sie zusätzlich im neuen revisionssicheren E-Mail-Archiv speichern muss, der irrt. So erläutert ein Beitrag auf „lanline.de“ die intuitive Bedienbarkeit und, dass E-Mails schnell archivierbar und dem jeweiligen Geschäftsvorgang zuzuordnen sind: „Da sich die Lösung [laut CANCOM Pironet]  in die E-Mail-Anwendung des Unternehmens wie Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes integrieren lasse, brauche der Nutzer sein persönliches E-Mail-Postfach nicht zu verlassen. Eine leistungsstarke Suchfunktion sorge für ein rasches Wiederauffinden benötigter E-Mails.“

… und zum E-Mail-Server.

Und ein Artikel auf „silicon.de“ erklärt. „Archivierungsregeln können entsprechend den Unternehmensanforderungen für unterschiedliche Benutzergruppen festgelegt werden. Nach der automatisierten Archivierung einer Geschäftskorrespondenz besteht die Option, die abgelegten E-Mails automatisch in den Ursprungssystemen zu löschen oder durch einen Link zum Archivsystem zu ersetzen. Das entlastet den E-Mail-Server.“

Fazit: Nie wieder E-Mails suchen

Die Zeiten des »E-Mail-Chaos« in persönlichen Postfächern sind also vorbei. Denn unsere E-Mail-Archivierungs-Software zwingt zur Ordnung, was auch bedeutet, dass das ewige „Wo war denn gleich noch die E-Mail von …?“ ein Ende hat. Vielmehr hilft sie, besser mit der täglichen E-Mail-Flut umzugehen, die laut Prognosen so schnell nicht abebben wird – siehe erster Absatz.

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