Meinungen
21. Oktober 2016
AUTOR: Businesscloud.de

„Digital Workplace“ als ganzheitliches Design- und Servicekonzept

Ein Beitrag von Dr. Andreas Stiehler, Principal Analyst bei PAC

 

Der nachfolgende Beitrag bildet den Auftakt einer Serie von PAC-Analysen zur Gestaltung des „Digital Workplace“ als ganzheitliches Design- und Servicekonzept. Im Fokus dieser Analysen steht der Wandel von Paradigmen bei Design, Betrieb, Management und Support der Arbeitsumgebungen. Doch zunächst soll aufgezeigt werden, warum aus Sicht von PAC ein holistisches Konzept notwendig und eine Abkehr von tradierten Sichtweisen bei der Workplace-Gestaltung dringend angezeigt ist.

 

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„User Experience“ rückt in den Fokus der Workplace-Gestaltung

Bei vielen IT-Verantwortlichen sorgt der „Digital Workplace“ heute weniger für Euphorie als vielmehr für Fragezeichen, Stirnfalten und Schweißperlen. Denn die Gestaltung von Arbeitsumgebungen im digitalen Zeitalter ist bei genauer Betrachtung ein hochkomplexes Unterfangen. Schließlich ist es nicht (mehr) das primäre Ziel der Workplace-Gestaltung, „einen effizienten Standard für alle Mitarbeiter“ zu schaffen. Stattdessen sind die Verantwortlichen dazu angehalten, die „User Experience“ nachhaltig zu verbessern und Mitarbeiter in ihren Rollen effektiv zu unterstützen.

Und dies ist auch gut so, denn die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren dramatisch gewandelt. Während auf der einen Seite Routinetätigkeiten ausgelagert oder automatisiert werden, steigt auf der anderen Seite der Anteil komplexer Aufgaben, deren Bearbeitung Wissen, Kreativität und Teamarbeit voraussetzt. Gleichzeitig sehen sich die Unternehmen im Zuge der Digitalisierung zunehmend gefordert, den Kundenservice zu verbessern, die Flexibilität zu erhöhen und die Innovationsfähigkeit auszubauen.

Damit verbunden wachsen natürlich auch die Anforderungen an die Mitarbeiter, und die Forderungen nach einem Digital Workplace, der ein hohes Maß an Mobilität, Individualität und Vernetzungsmöglichkeiten bietet, sind vor diesem Hintergrund nur allzu verständlich. Mit Desktop-PC und Standard-Office-Paket allein lässt sich im digitalen Zeitalter eben kein Blumentopf mehr gewinnen. Zudem kennen immer mehr Mitarbeiter das Potenzial digitaler Technologien aus ihrem privaten Umfeld und nutzen diese auch im Berufsleben – ganz gleich ob die IT dem zustimmt oder nicht. Reicht doch hier ein Knopfdruck aus, um auf kritische Informationen zuzugreifen, Dateien auszutauschen oder sich mit Gleichgesinnten zur Klärung von Problemen zu vernetzen – und dies zu jeder Zeit und an jedem Ort.

 

Ad-hoc-Lösungen führen in die Irre!

Angesichts dieser Gemengelage agieren viele IT-Entscheider nur noch als Getriebene. Um mit der schnelllebigen Entwicklung Schritt zu halten und einem weiteren IT-Wildwuchs vorzubeugen, haben sie vielerorts die Mitarbeiter mit neuen mobilen Endgeräten ausgestattet und fieberhaft in die Anschaffung bzw. Entwicklung neuer (mobiler) Anwendungen investiert.

Solche Ad-hoc-Maßnahmen verschaffen jedoch bestenfalls nur eine kurze Atempause – verbunden mit hohen Kosten. Denn die neuen digitalen Technologien müssen nicht nur angeschafft, sondern zu einer Lösung integriert, betrieben, administriert sowie die Anwender bei deren Nutzung unterstützt werden.

Geschieht dies ohne Strategie und mit herkömmlichen Ansätzen, entstehen zwangsläufig neue Herausforderungen:

  • Aufwände explodieren: Trotz der enorm gestiegenen Anforderungen wachsen beim Workplace-Management die Budgets nicht in den Himmel. Aber mit jedem neuen Gerät wächst der Aufwand für Integration, Betrieb, Management und Support – und dies nicht einmalig, sondern dauerhaft über die gesamte Nutzungszeit hinweg.
  • Anforderungen wachsen mit: Neue Smartphones oder Tablets werden nur ihren Nutzen entfalten können, wenn hierfür auch ausreichend mobile Apps zur Verfügung stehen und ein mobiler Support gewährleistet ist. Und mit den steigenden Anforderungen wächst auch der Aufwand für deren Adressierung.
  • Neue Sicherheitslücken tun sich auf: Jede neue Technologie bietet eine neue Angriffsfläche für Cyber-Kriminelle. Dies gilt umso mehr für mobile Technologien, die außerhalb der klassischen Firewalls genutzt werden. Kurzum: Neue Sicherheitslücken müssen geschlossen werden.
  • Insellösungen sorgen für Reibungsverluste: Um die neuen mobilen Technologien vernünftig zu managen, haben viele Unternehmen in den letzten Jahren in Enterprise-Mobility-Management-Systeme bis hin zu dedizierten „Mobile Support Teams“ investiert. Damit entstehen aber gleichzeitig auch neue Silos in der Unternehmens-IT, die mit Reibungsverlusten und Zusatzaufwand einhergehen.
  • Verbesserung der „User Experience“ – oft Fehlanzeige: Trotz oder gerade aufgrund der Vielzahl an neuen Werkzeugen hat sich die Nutzererfahrung nicht spürbar verbessert. Ganz im Gegenteil: Viele Mitarbeiter fühlen sich heute regelrecht überfordert von der Betreuung einer Vielzahl von Geräten, Anwendungen und Services.

 

Gesamtheitliches Design- und Servicekonzept sowie Paradigmenwechsel angezeigt

Die Diskussion zeigt klar: Punktuelle Ad-hoc-Investitionen in den „Digital Workplace“ schaffen mehr Probleme als damit gelöst werden. Eine „Verbesserung der User Experience“ ist dringend notwendig – aber nicht um jeden Preis! Die Kernaufgabe der Workplace-Verantwortlichen besteht schließlich auch darin, Aufwendungen in Grenzen halten und ein hohes Maß an Sicherheit und Usability zu garantieren. Dreht man aber bei einem komplexen Thema wie der Arbeitsplatzinfrastruktur an einer einzelnen Schraube, beeinflusst dies das gesamte Getriebe.

 

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Dieser Spagat lässt sich letztlich nur erfolgreich meistern, wenn…

  1. …der „Digital Workplace“ als holistisches Design- und Servicekonzept geplant, umgesetzt und optimiert wird, sowie…
  2. …die Art und Weise bei Design, Betrieb, Ausstattung, Support und Management der Workplaces bis hin zur Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern auf den Prüfstand gestellt und justiert wird.

 

Zentrale Handlungsfelder bei der Workplace-Gestaltung und die damit verbundenen Paradigmenwechsel werden in den kommenden PAC-Beiträgen im Detail vorgestellt diskutiert.


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