Meinungen
24. November 2016
AUTOR: Businesscloud.de

„Digital Workplace Design“: Wie wollen wir arbeiten?

Ein Beitrag von Dr. Andreas Stiehler, Principal Analyst bei PAC

 

Der nachfolgende Beitrag bildet die Fortsetzung einer Serie von PAC-Analysen zur Gestaltung des „Digital Workplace“ als ganzheitliches Design- und Servicekonzept. Im Fokus dieser Analysen steht der Wandel von Paradigmen bei Design, Betrieb, Management und Support der Arbeitsumgebungen.

 

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In der vorherigen Analyse wurde gezeigt, warum aus Sicht von PAC ein holistisches Konzept notwendig und eine Abkehr von tradierten Sichtweisen bei der Workplace-Gestaltung dringend angezeigt ist. Im Fokus der aktuellen Analyse stehen Anforderungen an das Lösungsdesign.

Die Arbeitswelt verändert sich: Zusammenarbeit rückt in den Fokus!

Wer sich mit dem Design von Arbeitsumgebungen im digitalen Zeitalter beschäftigt, muss zunächst konstatieren, dass sich die Arbeitswelt wandelt – und dies in rasanter Geschwindigkeit. Während auf der einen Seite Routinearbeiten zunehmend automatisiert oder ausgelagert werden, steigt auf der anderen Seite der Anteil komplexer Aufgaben, die Wissen und Kreativität voraussetzen und Teamarbeit erfordern. Und wir alle – ob Monteur, Handwerker oder Laborant, Sales, Account oder Facility Manager – sind mit dem zunehmenden Anteil dieser so genannten Wissensarbeit konfrontiert.

So beklagen wir uns heute auch alle über überquellende E-Mail-Postfächer, eine explodierende Anzahl an Meetings und das damit verbundene Gefühl der Überforderung. Und das nicht unbegründet: Laut der PAC-Studie „Zusammenarbeit in virtuellen Teams“ verbringen die Mitarbeiter in deutschen Unternehmen heute ca. ein Drittel (!) ihrer Arbeitszeit mit Kommunikation und Zusammenarbeit. 20 Prozent dieser Arbeitszeit könnten laut den in der Studie befragten Führungskräften eingespart werden, wenn die Zusammenarbeit besser unterstützt würde.

Dabei fehlt es nicht an geeigneten Werkzeugen, ganz im Gegenteil: Viele Mitarbeiter können heute über Chat, soziale Netzwerke oder Web- und Videokonferenzen Informationen austauschen oder über das Internet Dokumente teilen. Aber hat sich deren Situation trotz der Vielzahl an Tools verbessert? Eher nicht! Vielmehr sieht sich ein Großteil der Befragten von der Vielzahl an Werkzeugen regelrecht überfordert. In der Konsequenz – und auch dies zeigt die zitierte Studie – macht sich Frustration breit, sinkt die Produktivität und steigt das Burnout-Risiko.

 

UCC-Integration bleibt eine Kernherausforderung beim Workplace-Design

Kurzum: Die Integration der verschiedenen Werkzeuge zu einer effektiven Lösung – dies belegen alle aktuellen Studien von PAC zum Thema – ist und bleibt eine Kernherausforderung beim Design des „Digital Workplace“.

Dabei sollte das Integrationsproblem bereits lange gelöst sein. Von „Unified Communications & Collaboration“ sprechen wir schließlich schon seit mehr als 10 Jahren – und die Idee, alle Kommunikationskanäle über eine gemeinsame Oberfläche anzubieten, ist immer noch richtig. Aber sie greift zu kurz: Die Mitarbeiter kommunizieren schließlich nicht zum Selbstzweck, sie arbeiten zusammen, um Probleme zu lösen. Und hierfür benötigen Sie ein System, das Kommunikationsanwendungen bei Bedarf aufruft, die erforderlichen Informationen und Dokumente bereitstellt sowie automatisch angrenzende Prozesse anstößt – und dies bitteschön „aus einem Guss“.

Gemessen an diesem Anspruch stifteten die UCC-Lösungen der ersten Generation nur marginalen Mehrwert. Im Kern handelte es sich um erweiterte E-Mail-, Telefonie- oder Prozessanwendungen, die zu anderen Kommunikationsanwendungen verlinkten und im besten Fall die Verfügbarkeit der Mitarbeiter anzeigten. Vor diesem Hintergrund ist es nicht verwunderlich, dass sich viele Unternehmen bislang mit Investitionen im UCC-Umfeld zurückhielten. Wer die Zusammenarbeit aus einem Guss unterstützen will, sollte schließlich die Kommunikationskanäle gleichberechtigt unterstützen und die UCC-Idee durchgängig umsetzen – einschließlich einer integrierten Business-, Bedien- und Datenlogik. Dies kann letztlich nur gelingen, wenn das Frontend auf die Unterstützung der Zusammenarbeit fokussiert, während Kommunikations- und Prozessanwendungen im Backend laufen.

Tatsächlich haben die Technologieanbieter nun nachgebessert. Die neuesten UCC- (oder UCC-fähigen) Angebote – ob Skype for Business, Cisco Spark, Unify Circuit oder IBM Verse – präsentieren sich deutlich bedienfreundlicher und auch offener mit Blick auf die Integration von Drittanwendungen als die UCC-Angebote vor einigen Jahren. Anwenderunternehmen sollten dies zum Anlass nehmen, notwendige Investitionen in integrierte Lösungen zur Unterstützung der Zusammenarbeit nicht länger aufzuschieben – zumal die Notwendigkeit einer vernünftig integrierten Lösung angesichts der zunehmenden Anzahl und Heterogenität bei Anwendungen und Geräten weiter rasant steigt.

 

Neue Generationen an „Workspace-Lösungen aus der Cloud“ reifen heran

Gleichzeitig lohnt es sich, bei der Konzeption sowie der Lösungs- und Anbieterwahl die weitere Marktentwicklung im Blick zu behalten. Denn von einer Unterstützung der Arbeit „aus einem Guss“ sind auch die heutigen UCC-Angebote noch ein Stück entfernt. So zeigen sich im Workplace-Umfeld immer mehr innovative Angebote, die sich mittelfristig als echte „Game Changer“ im Workplace-Segment erweisen können.

 

  • Intelligente Assistenten:  Eine der Kernherausforderungen für die Mitarbeiter besteht heute darin, die überbordende Kommunikationsflut zu managen und trotz Projektvielfalt den Fokus zu behalten. Hochbezahlten Managern wurde zu diesem Zweck bisher zumeist ein persönlicher Assistent zur Seite gestellt, der u.a. die Eingangspost vorsortierte oder Termine koordinierte. Im digitalen Zeitalter dürfte diese Aufgabe zunehmend von „virtuellen Assistenten“ übernommen werden. Vorteil dabei: Ein solcher Service – basierend auf Analytics-Anwendungen, die in der Cloud betrieben werden – kann allen Mitarbeitern zugute kommen.

 

  • Flexible Arbeitsräume:  DEN Standard-UCC-Nutzer gibt es nicht. Vielmehr arbeiten die Mitarbeiter in verschiedenen Rollen an unterschiedlichen Aufgabenstellungen – und haben auch verschiedene Präferenzen mit Blick auf den Einsatz ihrer Werkzeuge, zu denen neben klassischen UCC- auch Fach- und Prozessanwendungen zählen. Um sie optimal zu unterstützen, sollten die Arbeitsumgebungen ein Höchstmaß an Flexibilität bieten. Dies gelingt, indem man die Mitarbeiter dazu befähigt, eigene Workspaces (für die jeweiligen Aufgaben) zu bauen. Derzeit beobachtet PAC immer mehr Anbieter, die sich mit solchen Flexible-Workspace-Angeboten im Markt positionieren. Dabei machen sie sich die einfache Integrierbarkeit von Cloud Services zunutze.

 

  • Workspace IoT:  IoT in Verbindung mit Analytics und Big Data bildet nicht nur die Grundlage für die Prozessoptimierung im Sinne einer „Industrie 4.0“, sondern wird über kurz oder lang auch unseren beruflichen Alltag nachhaltig verändern. In einem „Smart-Health-Szenario“ zum Beispiel könnte ein Arzt bei der Suche nach einem verfügbaren Behandlungsraum mit dem Gebäude interagieren und Informationen über den Zustand der Patienten über intelligente Medizintechnikgeräte bereits im Vorfeld der Behandlung erhalten. In ähnlicher Weise könnten alle möglichen Mitarbeitergruppen – ob Monteure, Landwirte, Krankenschwestern, Paketlieferanten oder Politessen – zum Einsatzort navigiert werden sowie mit intelligenten Maschinen und Arbeitsgeräten interagieren. Wie die Workspaces in solchen Use Cases optimal gestaltet werden, lässt sich nur schwer vorhersagen. Klar ist aber: Die Intelligenz in solchen „Pervasive-Computing“-Szenarien liegt zentral in der Cloud.

 

Die Auflistung der Innovationsthemen im UCC-Umfeld verdeutlicht: Das Design des „Digital Workplace“ kann nicht losgelöst von dessen Bereitstellung und Betrieb diskutiert werden. Ob „intelligente Assistenten“, „flexible Workspaces“ oder „Workspace IoT“ – Innovationen beim Design des Digital Workplace kommen aus der Cloud bzw. sind eng mit der Integration von Cloud Services verknüpft. Eine Cloud-Strategie ist deshalb aus Sicht von PAC ein zwingender Bestandteil der Workplace-Strategie.

Mit welchen Herausforderungen sich Unternehmen bei Bereitstellung und Betrieb der Workplaces auseinandersetzen sollten, ist Thema unseres nächsten Beitrags.


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